Lahti Energian kumppani- ja työmaakohderekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 31.5.2022

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me Lahti Energialla keräämme ja käsittelemme henkilötietoja Lahti Energian työmaakohteissa työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista sekä urakoitsijoiden päättäjistä ja yhteyshenkilöistä.

1 Rekisterinpitäjät

Lahti Energia Oy (080487-1) ja Lahti Energia Sähköverkko Oy (2075131-1)

Kumpikin Lahti Energia konserniyhtiö rekisterinpitäjänä ylläpitää omaa rekisteriä seuraavien kokonaisuuksien osalta ja vastaa käsittelystä sen omassa toiminnassa tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla.

2 Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Lahti Energia Oy / Tietosuoja-asiat

• Kauppakatu 31
• Postiosoite PL 93 15140, Lahti
• Puh. 029 000 8000

Lahti Energia konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot:

• Puh. 029 000 8000
• Sähköposti: tietosuojavastaava@lahtienergia.fi

3 Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (mm. työturvallisuuslaki, veromenettelylaki, verohallinnon päätös rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta, ulkomaalaislaki, turvallisuusselvityslaki, tietosuoja-asetus 32 artikla) tai Lahti Energian oikeutettuun etuun (mm. työsuoritusten valvonta ja mittaaminen, turvallisuuden varmistaminen, rikosten torjunta). Henkilötietoja käytetään lakisääteisten sekä työ- ja urakka- ja muihin sopimuksiin perustuvien velvollisuuksien ja oikeuksien toteuttamiseksi, työturvallisuutta, muuta turvallisuutta ja rikosten torjuntaa, laadun ja työsuoritusten valvontaa ja mittaamista varten, kuten:

• Lahti Energian omien työmaiden työmaa-, urakoitsija- ja työntekijätietojen hallintaan ja velvoitteiden hoitamiseen
• Lahti Energian lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen esim. työturvallisuuslain, veronumerolain sekä tilaajavastuulain edellyttämien velvoitteiden hoitamiseen sekä kansallista tai yleistä turvallisuutta vaarantavan toiminnan ennaltaehkäisyyn turvallisuusselvityslain mukaisesti
• Päätoteuttajan toimesta tapahtuvaan henkilön tunnistamiseen työmaalla
• Raportointiin Verohallinnolle ja valvovalle viranomaiselle
• Henkilön työmaakohtaisiin perehdytys- ja kulkulupaselvityksiin sekä tarvittaessa yhteydenottoihin
• Palvelujen sekä järjestelmien testaukseen ja kehitykseen.

4 Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja Lahti Energian rakennustyömailla työskentelevistä tai Lahti Energian toimeksiantoihin liittyviä tehtäviä suorittavien alihankkijoiden työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista sekä urakoitsijoiden/alihankkijoiden päättäjistä ja yhteyshenkilöistä.

• Työntekijän ja urakoitsijan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (postiosoite, sähköposti, puhelinnumero) veronumero, kotivaltio, kansalaisuus, syntymäaika tai henkilötunnus, työnantaja sekä työmaakohtaiset kulkulupatiedot.
• Urakoitsijoiden päättäjien ja yhteyshenkilöiden nimi, työnantaja ja yhteystiedot (postiosoite, sähköposti, puhelinnumero).
• Ulkomaalaisten työntekijöiden osalta ulkomaalaislain (86a §, 86b §, 72 §) ja työntekijöiden lähettämisestä annetun lain mukaiset tarvittavat tiedot työnteko-oikeuden (kuten oleskelulupa) varmistamiseksi sekä ilmoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi.
• Työturvallisuuslain edellyttämät tiedot:
  • Henkilön etu- ja sukunimi, syntymäaika ja veronumero
  • Työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • Työntekijän työnantajan nimi ja Y-tunnus tai sitä vastaava ulkomainen tunniste
  • Työntekijöiden lähettämisestä annetun lain 8 §:ssä tarkoitetun edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa
• Työntekijän kulkulupaan liittyvät tiedot:
  • työntekijän perehdytyssuorituksessa antamat pätevyyskorttitiedot
  • työntekijän perehdytyksestä antama avoin sekä pisteytyspalaute
  • perehdytyssuorituksen voimassaolotiedot
  • kulkutiedot kulunvalvotuista porteista ja ovista
  • kulkuluvan sekä työnteko-oikeuden voimassaoloaika
  • kulkulupaan liitetyt tunnisteet
  • ajoluvan tapauksessa järjestelmän tallentamat kuvat ajoneuvon etuosasta kuljettaessa portista
  • karenssin voimassaoloaika
  • muut kulkuluvan kestoa rajoittavat syyt.
• Tilaajavastuulain edellyttämät tiedot, kuten tieto sovellettavasta työehtosopimuksesta, todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä todistukset työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestä.
• Verohallinnon rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta antaman päätöksen ja verotusmenettelylain perusteella käsiteltävät tiedot.
  • Tiedonantovelvollista koskevat yksilöintitiedot sekä yhteyshenkilö yhteystietoineen
  • Työmaan sijainti
  • Työntekijää koskevat yksilöintitiedot, työntekijän työmaalla työskentelyn alkupäivämäärä ja arvioitu loppupäivämäärä
  • Ulkomaisen työntekijän vakuuttamista koskevat tiedot
  • Tieto, onko työntekijä työsuhteinen, vuokratyöntekijä, ammatinharjoittaja, harjoittelija vai talkootyöntekijä
  • Työnantajaa koskevat yksilöintitiedot sekä työnantajan edustaja tai yhteyshenkilö yhteystietoineen
  • Vuokratyön teettäjää koskevat yksilöintitiedot
  • Sopimuksen perusteella käsiteltävät urakoitsijoiden ja niiden työntekijöiden tiedot.

Turvallisuusselvityslain mukaiset turvallisuusselvitystiedot selvityksen kohteena olevista henkilöistä mm. nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, selvityksestä annettava lausunto.

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyn työnantajalta, rekisteröidyltä tai urakoitsijalta itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Suojelupoliisi kerää tiedot turvallisuusselvityslain mukaisista tietolähteistä turvallisuusselvityksen tekemiseksi.

5 Mille tahoille siirrämme ja luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Rekisterin tietoja luovutetaan säännönmukaisesti lain vaatimusten mukaisesti viranomaisille ja muille tahoille, kuten

• verottajalle
• työsuojeluviranomaiselle
• työ- ja elinkeinotoimistolle (ulkomaalaislain 72 §:n mukainen selvitys ja vakuutus ulkomaalaisesta työntekijästä) sekä luottamusmiehelle, työsuojeluvaltuutetulle ulkomaalaisen työntekijän nimi ja sovellettava työehtosopimus
• Suojelupoliisille (turvallisuusselvityslain mukaisesti mm. selvitystä haettaessa ja lain mukaisia ilmoituksia tehtäessä).

Lahti Energia voi luovuttaa tietoja myös yhteistyökumppaneilleen sopimuksista johtuvien tai lain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Lahti Energia käyttää kumppani- ja työmaakohderekisterin tietojen hallinnointiin ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka tarjoamassa palvelussa säilytetään tietoja. Solmimme kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja edellytämme yhteistyökumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle.

6 Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Varmistamme henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen tai lain velvoitteiden vuoksi on tarpeellista esim. työturvallisuuslain mukaista luetteloa säilytetään kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Tilaajavastuulain mukaan kerättyjä tietoja tilaaja säilyttää vähintään kaksi vuotta ko. sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen. Turvallisuusselvitykseen liittyvä lausunto hävitetään turvallisuusselvityslain mukaisesti viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun lausunto on saatu.

7 Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa 2 kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa.
  • Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  • Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei EU:n tietosuoja-asetusta ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä.